２０２４年　新年号

　　　明けましておめでとうございます。

関与先の皆様方には、すがすがしい新年を迎えられたこととお慶び申し上げます。

この１年、何卒よろしくお願い申し上げます。

2024年という新しい年が明けましたが、皆様方におかれましては「一年の計」はすでにお立てのことと思います。

さて、わが国の経済面では、令和の時代になり、数十年ぶりのインフレがやってきました。就任後３年目となる岸田政権も、新しい資本主義を標榜され、「貯蓄から投資」へというスローガンをもとに、新NISAも今年よりスタートしております。2,000兆円を超える個人金融資産の半分が預貯金に偏るわが国にも資産運用の新時代の夜明けが近づいてきており、インフレに強い資産に目を向ける時期が到来しているのではないでしょうか。

ところで、今回の所長だよりは、前回より取り上げている「報告・連絡・相談」の内、「連絡の仕方とポイントについて」お話をさせていただきます。この「連絡」とは、入手した情報を他の関係する人たちに伝えることであります。「連絡」は情報の発信者一人から受信者一人へと対で行うこともありますが、発信者一人から多数の受信者へ行うこともあります。

また、「連絡」は、上司から部下へ、部下から上司へ、同僚同士など、相互に関係する人や部署の間で発生します。この「連絡」がなければ、情報の共有ができず、協力して業務を行うことができないことになります。

まず、一つ目のポイントは、「必要な情報を必要な人に漏れなく連絡する」ことであります。

例えば、上司からその本人に対して、「連絡」をするように指示があった場合、どのように行うのかを考えてみましょう。複数の人に「連絡」をするときに、AさんとBさんは同じ部署なので、どちらか一人に「連絡」しておけば伝わるものと判断し、この「連絡」を省略したとします。その結果、情報が伝わっていない人の業務に支障をきたすことになり、その人に不快な思いをさせることにもなります。それ故、自分の勝手な判断で「連絡」を省略せずに、必要な人全員に行うことであります。反対に、知らせなくてもよい人には、発信者の一方的な考えにより、むやみやたらに情報を伝えないことであります。

次に、二つ目のポイントは「場面に適したものを選択し、連絡手段を使い分ける」ことであります。これには様々なものがあります。口頭、会議、電話、メール、ファックス、文書などであります。又、「連絡」の手段は対象・内容・緊急度・重要度によって異なります。簡単な連絡や緊急連絡は口頭もしくは電話の利用が有効であります。例えば、緊急連絡でメールを使用する場合、送信したメールを受信者がすぐに読むとは限らず、時間とともに緊急性が悪化してしまいます。このようなことを考えた場合には、メールでの連絡は向いていません。通常、緊急連絡には、行動してほしい人と直接やり取りができる電話を利用します。また、数字を伴うもの、方針、重要なもの、複雑なもの、伝言だけでは間違いが起こる恐れのあるもの、グラフや図を示す必要のあるもの、記録を残す必要のあるもの、予め決まった様式のあるもの、制度化されているものなどは、文書を利用することであります。さらに、多数の人に連絡をしたいときには、朝礼、会議、掲示、社内報、放送などを利用したほうがよいと思われます。

最後に、三つ目のポイントでありますが、「重要な連絡については、必ず相手方に伝わったかどうかを確認する」ことであります。

情報の発信を行っただけでは「連絡」とはいえず、相手に伝わることで初めて、「連絡」ができたということになります。さらに重要な連絡については、文書やメールなどが届いたかどうか、そして内容を見たかどうかを確認すると良いと思います。そうすることで、確実に伝えたい相手に連絡ができたことになり、当初の目的を果たしたことになります。

以上、「連絡の仕方とポイントについて」述べてまいりましたが、今回はここで筆をおかせていただきます。次回は最後の、「相談」について取り上げさせていただきます。